لا يمكن إنكار أن “المشاريع” هي أساس مكان العمل الحديث. سواء كنت مصمم أو مطور أو قائد فريق أو مسؤول، تتطلب وظيفتك العديد من المهارات نفسها التي تفصل بين أفضل مديري المشاريع: التنظيم والتعاون الفعال وكونك موجه نحو الهدف. لسوء الحظ، أصبحت عملية إدارة المشاريع معقدة بشكل غير ضروري على مر السنين مما قد يسبب في عدم نجاح المشروع.
ومع ذلك، في جوهرها، يجب أن تكون إدارة المشاريع بنجاح بسيطة. إن إدارة أي مشروع تدور حول جعل المشكلات المعقدة أسهل وأكثر وضوحاً وقابلية للتنفيذ. بصفتك مدير مشروع، يمكنك القيام بذلك عن طريق تنسيق الموارد والأدوات وزملائك في الفريق بطريقة تضمن نجاح مشروعك.
دعنا نعيد إدارة المشروع إلى أساسياته.
مقالات ذات صلة:
ما هي إدارة المشروع؟
إدارة المشروع هي عملية تخطيط وتنظيم وإدارة الموارد والأشخاص اللازمين لإكمال المشروع بنجاح.
يمكن أن يكون المشروع أي شيء من برنامج جديد إلى إعادة تصميم موقع ويب أو حتى إنشاء مبنى جديد. كل مشروع فريد من نوعه ويتطلب توازن دقيق بين توقعات مالك المنتج وقيود فريقك والميزانية والجدول الزمني.
ومع ذلك، من الخطأ الاعتقاد بأن إدارة المشروع تبدأ وتنتهي بالمهام المرتبطة بتحقيق أهدافك.
إدارة المشروع هي عملية تخطيط وتنسيق مشروع و تتضمن إدارة الأفراد والموارد والوقت اللازم لإكمال المشروع. في بعض الأحيان يمكن أن تصبح هذه المهام معقدة. عندما يكون الأمر كذلك، فإن حل النزاع مطلوب لتجنب أي مشكلات محتملة.
ومع ذلك، في حين أن كل يوم كمدير مشروع يجلب معه تحديات فريدة، فإن كل مشروع يتطلب نفس العناصر:
- الهدف: ما الذي تحاول تحقيقه، ولماذا من المهم أن تفعل ذلك؟
- الجدول الزمني: متى يجب تحقيق الهدف؟
- الموارد: ما الذي تحتاجه للقيام بهذا العمل ، وكم سيكلف ذلك؟
- أصحاب المصلحة: من لديه مصلحة في إتمام مشروعك؟
- مدير المشروع: من سيتأكد من إنجاز كل شيء كما هو مخطط له؟
يتحمل مديرو المشروع مسؤولية الجمع بين جميع أجزاء المشروع وإدارتها لضمان عملها بفعالية. فهي تساعد في تنسيق الاتصال بين جميع فرق التطوير، وتحديد الموارد والقيود المفروضة على التكلفة، ومراقبة التقدم نحو الهدف النهائي.
ماذا يفعل مدير المشروع؟
إدارة المشروع لها تاريخ طويل يمكن إرجاعه إلى العصور القديمة. (كيف تعتقد أنهم بنوا الأهرامات أو تمثال رودس العملاق؟) وبينما تغير الزمن بالتأكيد، لا يزال مديرو المشاريع يتحملون العديد من المسؤوليات نفسها:
- فهم مثلث إدارة المشروع، وتقييم ما إذا كان المشروع يمكن أن ينجح في الوقت المحدد والميزانية المقترحة.
- القيام بإنشاء خطة مشروع واضحة ومتماسكة واحصل على دعم من فريقك وأصحاب المصلحة في المشروع.
- تحدد مخرجات المشروع والقيام بتقسيمها إلى أجزاء يمكن التحكم فيها.
- القيام بتمكين فريقك ليكون أكثر كفاءة وإنتاجية وإبداعاً.
- التعرف على المخاطر ووضع الخطط للتخفيف منها
- إدارة ومراقبة العمل اليومي لإبقاء المشروع على المسار الصحيح وتجنب تسيب النطاق.
- القيام بإجراء اجتماعات فعالة (مثل الجلسات التمهيدية وجلسات التخطيط السريع) لإبقاء الجميع في نفس الصفحة.
ليس من المبالغة القول إنك كمدير مشروع، يكون مصير الشركة على عاتقك. دورك هو مزيج معقد من التنظيم والتخطيط التحليلي ومهارات القيادة المصممة لإبقاء فريقك متحمس وفعال.
المراحل الخمس لعملية إدارة المشاريع
بعض المشاريع لها نطاق قصير وواضح، وتحدث بسرعة (مثل إصلاح خطأ أو مشكلة ملحة أخرى). يحدث البعض الآخر على مدار أشهر أو حتى سنوات ويتطور على طول الطريق.
ومع ذلك، بغض النظر عن نطاق مشروعك أو مدى تعقيده، فمن المتفق عليه أنه يمر عبر سلسلة من خمس “مراحل” من البداية إلى النهاية. (تُعرف أيضا باسم دورة حياة المشروع.)
تحدد الهيئة المعرفية لإدارة المشروع (PMBOK) المراحل الخمس لعملية إدارة المشروع على النحو التالي:
- بدأ المشروع
- تخطيط المشروع
- تنفيذ المشروع
- أداء المشروع / الرصد
- اغلاق المشروع
دعونا نتعمق في تفاصيل كل مرحلة.
المرحلة 1: بدأ المشروع
يبدأ كل مشروع لغرض تجاري. قبل التسرع في إنشاء خطة مشروع أو ميثاق المشروع، تحتاج إلى معرفة ما تقوم ببنائه ولماذا هي فكرة جيدة.
وهذا يعني إعادة النظر في إستراتيجية ورؤية منتجك، والبحث عن الثغرات في السوق، والتحدث إلى المستخدمين، والبحث في الأعمال المتراكمة الخاصة بك لتحديد أولويات الميزات الجديدة.
بمجرد أن يكون لديك فكرة لمشروع ما، اسأل نفسك بعض الأسئلة لترى كيف يتماشى مع أهدافك الأكبر:
- ما هي أكبر شكوى لدى المستخدمين بشأن منتجك الحالي؟
- هل سيفتح منتج أو ميزة جديدة مناطق أو صناعات جديدة؟
- كيف يمكنك تمييز منتجك عن منافسيك؟
- في منتجك الحالي، أين ترى أكثر المخاطر؟
في نهاية مرحلة البدء، يجب أن تكون لديك فكرة واضحة عما تريد بناءه، ولماذا هي فكرة جيدة، والموارد التي ستحتاج إليها. يمكنك تجميع صفحة واحدة للمساعدة في الحصول على موافقة أصحاب المصلحة.
المرحلة 2: تخطيط المشروع
هناك قول مأثور منسوب لأبراهام لنكولن يقول:
“أعطني ست ساعات لقطع الشجرة وسأقضي الأربع ساعات الأولى في شحذ الفأس.”
مرحلة تخطيط المشروع هي إلى حد بعيد الجزء الأكثر كثافة في العمل في عملية إدارة المشروع. يتضمن العديد من الإنجازات الهامة، مثل تحديد المسؤوليات الرئيسية، وتوضيح كيفية إكمال المشروع، ويتضمن العديد من الإنجازات الهامة.
الانجازات
- الجدول الزمني للمشروع: يحتاج كل مشروع إلى تاريخ بدء وانتهاء بالإضافة إلى تفصيل أولي للمعالم والسباقات. قد تتغير الجداول الزمنية. لكن تحديد تاريخ انتهاء يمنح الجميع هدف مشترك للعمل من أجله.
- نطاق العمل: يحدد نطاق العمل أهداف المشروع وتوقعاته. يصبح “المصدر الوحيد للحقيقة” للأولويات والمواعيد النهائية والمخرجات والنتائج المتوقعة. يعتبر تحديد واقعية نطاق العمل من أهم مهارات إدارة المشاريع.
- قائمة المهام: المعالم والأهداف كبيرة جداً بحيث لا يمكن تخصيصها لفريقك. كجزء من خطتك، ستعمل مع فريقك لتقسيمهم إلى قائمة كبيرة من المهام الأصغر والأكثر قابلية للتنفيذ.
- المنهجية: يستخدم مديرو المشاريع أطر عمل لتوجيه فريقه خلال كل مرحلة. يمكن أن يكون هذا الأسلوب agile (رشيق) أو Waterfall (شلال) أو أي شيء
- فريق المشروع: من سيعمل في هذا المشروع؟ غالباً ما يكون مديرو المشاريع مسؤولين عن اختيار أعضاء الفريق والموارد البشرية التي سيحتاجون إليها للوفاء بمخرجات المشروع.
- مستندات المشروع الأخرى: اعتماداً على نطاق المشروع وثقافة شركتك، قد تحتاج أيضاً إلى إنشاء مستندات تخطيط أخرى مثل خطة التواصل (كيف ومتى ستبلغ التحديثات إلى أصحاب المصلحة؟) و / أو خطة إدارة المخاطر (ما هي الإمكانيات المحتملة؟ هل حددت المخاطر وكيف ستخففها؟)
المرحلة 3: تنفيذ المشروع
في هذه المرحلة، حان الوقت لوضع خططك موضع التنفيذ. بصفتك مدير مشروع، ستكون مسؤولاً عن تحديث مستندات المشروع، وتتبع التقدم في أداة إدارة المشروع، وتنظيم الاجتماعات (في بعض الأحيان) وتشغيلها، وبذل كل ما في وسعك للحفاظ على إنتاجية فريقك.
المرحلة 4: المراقبة والتحكم
عادة ما تحدث عملية المراقبة والتنفيذ في وقت واحد، حيث يتابع المدير عملية التنفيذ من جميع الجهات. يتأكد المدير المخضرم من مواكبة آخر المستجدات ويعقد اجتماعات منتظمة مع موظفيه حتى يتمكن من تحديد أي عيوب أو أخطاء في عملهم.
المرحلة 5: إغلاق المشروع
بمجرد الانتهاء من جميع التسليمات الضرورية، حان الوقت لتسليم المشروع إلى العميل الخاص بك (فريق داخلي أو صاحب مصلحة خارجي).
المرحلة “الختامية” الرسمية للمشروع هي وقت الاحتفال. لكنها أيضاً فرصة لمراجعة ما سار بشكل جيد، وأين يمكنك تحسينه، وتوثيق الدروس المستفادة للمشاريع المستقبلية.
7 خطوات في كيفية إدارة المشاريع بنجاح
لقد ناقشنا حتى الآن نظريات وأطر إدارة المشروع، لكن الهدف من النظرية لن يتحقق حتى تقوم بتطبيقه. كما سيخبرك أي مدير مشروع، لتحقيق النجاح في إدارة المشاريع، يجب القيام بالكثير من العمل.
إذن، كيف يبدو الأمر عند إدارة مشروع ما في العالم الحقيقي؟إليك دليل خطوة بخطوة للخطوات التي ستتخذها لإدارة المشاريع من البداية إلى المنتج النهائي بنجاح.
خطوة 1: ابحث عن احتياجات الشركة للمشروع.
يبدأ مشروعك بوجود احتياجات الشركة بوضوح. ما هي المشاكل التي تحاول حلها؟ لماذا من المهم التركيز وتخصيص الموارد لها الآن؟
مديرو المشاريع ليسوا مسؤولين دائما عن هذه المرحلة (يمكن أن يكونوا مالك المنتج أو مدير المنتج أو المدير التنفيذي). ومع ذلك، لا يزال من الجيد معرفة مصدر أفكار المشروع الجيدة.
يمكن أن تأتي احتياجات الشركة من عدة أماكن:
- طلب المستخدمين ل ميزة او اصلاح خطاء
- بحوث التسويق
- طلبات اصحاب المصلحة الداخليون
- الرد على المنافسة أو الصناعة المتغيرة
خطوة 2: اكتب بيان رؤية المشروع
بيان رؤية المشروع هو ملخص لفكرة مشروعك. إنه يخبر القارئ بما تأمل في تحقيقه بمشروعك ولماذا المشروع مهم. ويكون بيان الرؤية هو وصف قصير وموجز ومقنع عن المشروع. يجب أن تنقل أهداف وغايات ومتطلبات مشروعك في بضع جمل قصيرة.
خطوة 3: تحدث إلى فريقك وقم بإنشاء خطة مشروع
حان الوقت الآن لتجسيد رؤيتك في خطة عمل. تحدث مع عدد قليل من الزملاء للمساعدة في فهم المتطلبات والمواعيد النهائية وأي سياق للشركة يمكن أن يؤثر على مشروعك (مثل المشاريع الأخرى التي ستتنافس على الموارد).
- مستند متطلبات المنتج: يصف مستند متطلبات المنتج (PRD) الغرض والميزات والوظائف وسلوك المنتج الذي أنت على وشك إنشائه. إنه مستند قصير (عادةً صفحة واحدة فقط!) يركز على ما تقوم ببنائه.
- قالب نطاق العمل: نطاق العمل أكثر تعمقًا ويغطي المزيد من كيفية بناء مشروعك. ستقوم بتضمين أقسام حول المعالم والمهام الفردية والنتائج المتوقعة.
- مقترح المشروع: إذا كنت تتوقع أن تواجه مقاومة لفكرتك ، فمن الأفضل أن تبدأ بمقترح مشروع. يغطي الاقتراح سبب كون هذا المشروع فكرة جيدة، ولماذا يجب على فريقك بنائه، والنتائج.
خطوة 4: تحديد الأدوار بوضوح
يمكن أن يساعد توضيح أدوار الفريق على فهم مسؤولياتهم الرئيسية والتسلسل الهرمي للتواصل. يمكن أن يساعد إنشاء سلسلة اتصال واضحة الموظفين على فهم من يجب عليهم تقديم مشاكلهم إليه. سيساعد هذا في جعل إنتاجية المشروع أكثر كفاءة.
إن التأكد من معرفة الفريق بواجباته الأساسية يمكن أن يساعدهم أيضاً على فهم المهام التي يحتاجون لإكمالها والسماح لهم ببدء تلك المهام وإنهائها بسرعة أكبر.
خطوة 5: التواصل باستمرار
هناك قول مأثور مفاده أن ما يقرب من 90٪ من وظيفة مدير المشروع هي التواصل. يوفر التواصل المتكرر مع فريقك وجميع أصحاب المصلحة الآخرين فوائد عديدة. وتشمل هذه:
- مساعدة الجميع على البقاء على اتصال
- التأكد من توافق التوقعات والتفاهمات
- تحديد المخاطر والقضايا المحتملة في وقت مبكر
- تقليل فرص النزاعات واعادة العمل
آخر شيء تريده هو عضو الفريق العاطل الذي يعتقد أنه لا يزال ينتظر عضو آخر في الفريق لإنهاء شيء ما بينما في الواقع قد تم بالفعل. أو شخص ما يستمر في العمل على التصميم الذي لم تعد هناك حاجة إليه بسبب تغيير نطاق المشروع.
لذلك، أوصي بجدولة اجتماعات منتظمة لإبقاء الأشخاص على اطلاع دائم بتقدم المشروع. يتيح ذلك للجميع مشاركة التحديثات ومناقشة المشكلات عند ظهورها.
بالإضافة إلى ذلك، يجب تقديم تقرير منتظم عن المشروع لجميع أصحاب المصلحة لإبقائهم على علم بحالة المشروع. إذا ظهرت مشكلة، أو حدث خطأ ما، فمن المهم إبلاغ هذا إلى جميع المعنيين في أقرب وقت ممكن. إذا قمت بتأخير إثارة المشكلة، فقد يؤدي ذلك إلى زيادة صعوبة حلها والتأثير على مكانتك داخل الشركة. أنت لا تريد أن يعتقد الناس أنك تخفي مشكلة.
خطوة 6: استخدم برنامج إدارة المشاريع
يمكن لمديري المشاريع استخدام برامج إدارة المشاريع لتنظيم عملهم بشكل أكثر كفاءة وبنجاح. تمنح بعض البرامج مديري المشاريع القدرة على إنشاء قوائم المهام وتعيين المهام وإدارة ميزانية المشروع. يمكن أن تساعد القدرة على تنظيم تفاصيل المشروع في مكان واحد مناسب المديرين على زيادة إنتاجية المشروع وتطوير اتصال أقوى بين أعضاء فريقهم.
خطوة 7: تفويض المهام الإدارية
أثناء المشروع، يمكن أن يتحمل المديرون العديد من المسؤوليات التي يحتاجون إلى الوفاء بها لضمان تشغيل المشروع بسلاسة وانتهائه في الوقت المحدد. قد يكون من المفيد تفويض بعض هذه الواجبات الإدارية لأعضاء الفريق الآخرين أو مديري الأقسام لمنح مديري المشاريع القدرة على التركيز أكثر على إكمال المشروع.
على سبيل المثال، يمكن لمديري المشاريع أن يطلبوا من الإدارات إجراء مراجعات للميزانية والإبلاغ عن نفقاتهم الحالية إلى مدير المشروع لمساعدتهم على تحليل الميزانية بسرعة وكفاءة أكبر.
أهم المهارات التي يجب اتقانهن لإدارة المشاريع بنجاح
تتضمن مهارات إدارة المشاريع الأساسية المهارات الفنية التي تتضمن التخطيط وإدارة المهام والجدولة. بالإضافة إلى المهارات “الناعمة” مثل إدارة العلاقات والتواصل والتحفيز.
الموازنة بين الاثنين ليست سهلة أبدا. ولكن كلما طورت كلا الجانبين، كلما كنت أفضل في إبقاء المشاريع (والأشخاص) على المسار الصحيح.
فيما يلي ملخص سريع للمهارات التي يجب أن تركز عليها أثناء تقدمك في حياتك المهنية كمدير مشروع والتي سوف تساعدك على إدارة المشاريع بنجاح:
القيادة
مديرو المشروع هم قادة. بينما يتجه باقي أعضاء فريقك إلى مهام محددة، فإنك تحافظ على كل شيء آخر يتحرك مع التركيز على الصورة الأكبر. ترجع قيادة المشروع إلى دافع الفريق، والتفاوض، والتدريب، وحل النزاعات (عند الضرورة!)
التواصل
بين رسائل البريد الإلكتروني والتحديثات والمكالمات والاجتماعات، يمكن أن تشعر أن كل مديري المشاريع يفعلون هو التواصل. بصفتك مدير مشروع، ستحتاج إلى تعلم كيفية فهم أنماط الاتصال المختلفة والتنقل بينها، وإدارة أصحاب المصلحة، وكتابة محتوى واضح ومتماسك وموجز.
التخطيط
غالباً ما يكون التخطيط استراتيجية مركزية في كل مشروع تجاري . من المهم أن تفهم نطاق مشروعك وكيفية إبقائه على المسار الصحيح. للقيام بذلك، من المهم إنشاء خطة تتماشى مع رؤية شركتك واستراتيجية المنتج.
إدارة الوقت
تدور إدارة الوقت حول تحديد مسار مثالي لإنجاز المشروع. بصفتك مدير للمشروع، فإن وظيفتك لا تقتصر على إدارة وقتك بأكبر قدر ممكن من الكفاءة فحسب، بل أيضاً عزل فريقك عن عوامل التشتيت التي تشتت انتباههم بعيداً عن تركيزهم.
إدارة المهام
المهام هي أصغر وحدة عمل تنقل أجزاء من مشروعك إلى الأمام. بصفتك مدير مشروع، تتضمن إدارة المهام تعيين ومراقبة وتتبع نتائج كل مهمة، حتى تعرف دائمًا أنك تعمل نحو خط النهاية.
تخفيف المخاطر
لا يوجد مشروع خالي من المخاطر. في حين أنه من المستحيل رؤية كل مشكلة محتملة استباقاً فكلما زادت قدرتك على إنشاء عملية للتعامل مع المطبات على الطريق، كنت أفضل جاهزية.
صنع القرار
يواجه مديرو المشاريع مئات القرارات كل يوم. ستحتاج إلى أن تكون على دراية بتقنية صنع واتخاذ القرار. تقنية صنع القرار هي طريقة تساعد في تحديد ما إذا كان ينبغي اتخاذ قرار معين. هذه التقنية مفيدة في جميع مجالات إدارة المشاريع مثل اختيار المورد أو الخدمات لعمل المشروع، وتخفيف المخاطر، والموافقة على دراسة الجدوى وتقييم الحلول المقترحة.
إدارة الجودة
إدارة الجودة هي مهارة غالباً ما يتم تجاهلها من قبل مديري المشاريع الذين يركزون بشكل كبير على مجرد تجاوز كل يوم. لكن أفضل مديري المشاريع يعرفون كيفية مراقبة جودة ما يتم القيام به، والاستماع إلى الملاحظات السلبية، والتكيف وفقاً لذلك لتحسين الجودة.
التفكير النقدي
التفكير النقدي يعني ببساطة أن تكون موضوعياً عند تحليل أو تقييم قضية ما. بدلاً من الاعتماد على العواطف أو المعرفة المتلقاة، فأنت تسمح لنفسك بالحياد. في النهاية، أفضل قرار هو الأفضل للمشروع.
التعاون
التعاون هو جزء مهم للغاية من إدارة المشروع. هذا لأن مديري المشاريع يجب أن يتعاونوا مع الفرق وأن يعرفوا كيفية استخدام البرامج الاتصال، مما يسمح لهم بالعمل عن بعد والبقاء على اتصال مع بعضهم البعض.
خلاصة القول
إدارة المشروع جزء أساسي من كل شركة. إنه أيضاً جزء مهم من العيش في المجتمع. كلما عملنا معاً، زادت حاجتنا إلى أشخاص يمكنهم التنظيم والتخطيط والإدارة والتحفيز.
إدارة المشروع هي مهنة ومجموعة من المهارات الحياتية. هناك عدد قليل من المسارات الأفضل التي يمكنك اختيارها. وفقاً لتقرير صادر عن معهد إدارة المشاريع PMI، سيكون هناك 22 مليون وظيفة جديدة في إدارة المشاريع بحلول عام 2027! لذا مهما كانت الطريقة التي تنظر بها إلى ذلك، فإن مستقبل مديري المشاريع يبدو مثير.
باستخدام هذا الدليل، يجب أن يكون لديك كل ما تحتاجه لبدء إدارة المشاريع وتشغيل المشروع من البداية إلى النهاية بنجاح. لكن إدارة المشروع هي دور دائم التطور. نظرا لأن الصناعة والدور يتغيران ويتكيفان، سنستمر في تحديث هذا الدليل ليكون وثيق الصلة ومحدّثاً قدر الإمكان.
