تخيل أن عليك تقديم عرض تقديمي كبير في غضون أسبوع وتجد أن لديك وقت فراغ في فترة ما بعد الظهيرة. من المنطقي تخصيص هذا الوقت لتجهيز عرضك التقديمي. سوف تشكرك ذاتك في المستقبل بالتأكيد على ذلك. لكن ذاتك الحالية؟ هذه الذات تفضل مشاهدة Netflix. لذلك، كيف يمكنك التغلب على التسويف؟
تُريد كل من ذاتك الحالية (the present self) وذاتك المستقبلية (the future self) الإشباع. لكن كل ذات ليست في إتفاق مع الأخرى.
تُريد ذاتك الحالية إشباع فوري دون التفكير في الفوائد أو التكلفة طويلة الأجل. تريد ذاتك المستقبلية إشباعاً طويل المدى عبر إكمال المهام التي تجلب الرضا الشخصي والنجاح المهني، حتى لو لم تكن تلك المهام جذابة مثل مشاهدة برنامجك التلفزيوني المفضل الآن.
قد يهمك ايضاً:
كيف تُقنع ذاتك الحالية بالتصرف بما يخدم مصالحك المستقبلية؟
عليك أن تكون واقعياً بشأن سبب انجذاب ذاتك الحالية إلى التسويف.
ليس هناك فائدة باتباع الطرق التي قد تُحسن من انتاجيتنا إذا لم نفهم السبب الذي يُقيدنا إلى المماطلة.
أحد أسباب المماطلة عن أداء المهام هو أن الخوف من الفشل الذي يجعلنا نستسلم، أحياناً قبل أن نبدأ. في نهاية المطاف، إذا لم تحاول، فلن تفشل!
لحل هذا السبب، ذكر نفسك أن الفشل ليس عيباً في الشخصية. بدلاً من ذلك، أعد صياغة الفشل كبيانات. إنها مجرد ردود فعل أن نهجك الحالي يحتاج إلى تحسين.
إذا كنت تعاني من السعي إلى الكمال، فقد تجد صعوبة في التغلب على التسويف كلما شعرت أن جهودك ستؤدي إلى نتيجة غير مثالية. في هذه الحالة، اسأل نفسك لماذا تحتاج إلى تحقيق الكمال، وإذا لم تحقق ذلك فستكون الكارثة التي تتخيلها.
على سبيل المثال، نتيجة الاختبار بنسبة 95 في المائة ليست جيدة مثل 100 في المائة. لكنها أفضل بكثير من الصفر!
في بعض الأحيان، قد يؤدي القلق بشأن اتخاذ القرار، والخوف من أنك قد تتخذ قراراً خاطئاً، إلى التسويف. لكن معظم المهام، حتى الأساسية منها، تتطلب منك اتخاذ قرارات.
على سبيل المثال، إذا كنت تنظف منزلك، فقد تتساءل عما إذا كان من الأفضل البدء بالغسيل أو مسح الأرضيات بدلاً من ذلك.
إذا قضيت وقتاً طويلاً في التفكير في قرارات مثل هذه، فقد تفقد الزخم الذي تحتاجه لإكمال المهمة بسرعة. لتجنب هذا، عليك أولاً أن تدرك أن أي قرار أفضل من عدم اتخاذ قرار. ثانياً، تقبل أنك قد تتخذ القرار الخاطئ أحياناً. طالما تُمضي قدماً بثقة، فلن تكون هذه نهاية العالم.
ابحث عن أفضل طريقة للبدء.
هل هناك مهمة في قائمة مهامك تجعلك تشعر بالرهبة؟ ربما إرسال بريد إلكتروني غريب أو إملأ نموذج معقد. بغض النظر عن ماهيتها، فإن مثل هذه المهام تكون دائماً أقل استهلاكا للوقت وأقل إيلاما مما نتخيله. الحيلة هي فقط أن تبدأ. ولكن كيف؟
حسناً، يمكنك أن تأخذ نصيحة الكاتب مارك توين. قال ذات مرة، “إذا كانت وظيفتك هي أكل ضفدع، فمن الأفضل أن تفعل ذلك أول شيء في الصباح.” بالنسبة له، كانت الأعمال غير ممتعة هي “الضفادع”، ومن الأفضل التعامل معها بسرعة.
لذلك كل يوم، ابحث عن ضفدعك – سواء كان إرسال الفواتير أو الاستعداد للاختبار – وقم بشطبها من قائمتك أولاً. ستكون كل مهمة أخرى أكثر إمتاعاً بالمقارنة بعد ذلك!
أكل الضفدع هو أحد الطرق للتغلب على التسويف. هناك اسلوبين غيرها.
الأسلوب الأول لاكتساب الزخم في مهمة لا تتطلع إليها هو ببساطة التركيز على الدقائق العشر الأولى.
على سبيل المثال، إذا وعدت نفسك بأنك ستذهب إلى صالة الألعاب الرياضية، فلا تركز على الوقت والجهد لإكمال المهمة بأكملها؛ ركز فقط على ارتداء ملابس التمرين وأخذ مفاتيح سيارتك. هذا ليس شاقاً، أليس كذلك؟
من خلال التعامل مع تلك الدقائق العشر الأولى، تكون قد بدأت بالفعل في جمع الطاقة والزخم التي سوف تساعدك في التغلب على التسويف. لذلك يمكنك الخروج من الباب والذهاب إلى صالة الألعاب الرياضية.
يمكن تطبيق هذه التقنية على كل نوع من المهام. بحاجة لتنظيف الحمام؟ ابدأ بعشر دقائق من فرك الحوض. هل يجب عليك عمل عرض تقديمي كبير في الوقت القريب؟ خذ عشر دقائق لتكوين مسودة الشريحة الأولى. بعد تلك الدقائق العشر الأولى، ستجد أنه من الأسهل الاستمرار.
الطريقة الثانية هي أبسط: ابدأ المهام عندما تعلم أن لديك الطاقة اللازمة لها. إذا كنت شخصاً صباحياً، على سبيل المثال، فقم بجدولة المهام المهمة في الساعات الأولى عندما تكون أسهل بالنسبة لك.
ولكن، إذا تبلغ إنتاجيتك ذروتها في الليل، فلا فائدة من بدء مشروع مهم في وقت مبكر من اليوم. ستكون أقل عرضة للتأجيل إذا قمت بتاخيره إلى المساء، عندما تشعر بالانتعاش.
تبسيط قائمة المهام للتغلب على التسويف.
قم بتبسيط قائمة المهام الخاصة بك، وسوف تقوم بإكمال المزيد من المهام.
يمكن أن تمتد قائمة المهام النموذجية إلى بضع صفحات – بما في ذلك المشاريع الكبيرة ذات المواعيد النهائية الضيقة والمهام الصغيرة التي لا تحتوي على تواريخ استحقاق.
لسوء الحظ، كلما أصبحت قائمة مهامك غير عملية، زادت احتمالية المماطلة. ولكن إذا قمت بتقصير قائمة المهام الخاصة بك، فقد تتغلب على التسويف وتنجز المزيد.
الى أي مدى اعني بتقصير قائمة مهامك؟ حسناً، الى مدى الرقم السحري سبعة أو أقل. يمكن التغلب على سبع مهام على مدار اليوم، مما يحل مشكلة تراكم المهام غير المكتملة.
بالإضافة إلى ذلك، فإن قصر قائمتك الى سبع مهام يجبرك على تقليص الأعمال الغير أساسية والتركيز على الأساسيات بدلاً من ذلك.
قاعدة السبع المهام
يُعد الالتزام بقاعدة سبع مهام أو أقل هو أبسط طريقة للتحكم في قائمة مهامك. الأمر الأقل بساطة هو تحديد المهام التي ستؤدي إلى تقليص عدد المهام.
لذلك، إذا كنت تريد معرفة المهام التي يجب القيام بها ومتى تقوم بها، فأنت بحاجة إلى أن تكون استباقياً بشأن تحديد الأولويات.
إذا كانت حياتك منظمة بالفعل حول الأولويات والأهداف، فهذا رائع! إذا لم تكُن كذلك، فعليك الجلوس وأخذ قطعة من الورق والقيام بعمل ثلاث قوائم.
أحدهما للأهداف قصيرة المدى، مثل إعادة تنظيم رف التوابل. أحدهما للأهداف متوسطة المدى، مثل الحصول على عرض ترويجي. وواحدة للأهداف طويلة المدى، مثل السفر حول العالم.
بعد ذلك، عُد إلى قائمة المهام الخاصة بك. حدد أولويات كل مهمة من حيث كيفية إكمالها لتقريبك من أهدافك. يمكنك القيام بذلك عن طريق تعيين رقم على مقياس من واحد إلى خمسة لكل مهمة، على أن يكون الرقم واحد ذا أولوية عالية.
بالطبع، لن تكون كل مهمة في قائمتك ذات أولوية عالية. قد تحتاج، على سبيل المثال، إلى التعامل مع العمل الإداري بدون موعد نهائي محدد. ولكن طالما قمت بتضمين عدد من المهام ذات الأولوية العالية في قائمة المهام اليومية، يمكنك أن تشعر بالثقة في أن العمل اليومي سيقربك من تحقيق أهدافك.
أخيراً، عندما تجلس للعمل، احرص على عدم القيام بمهام متعددة. إن محاولة التركيز على أكثر من شيء واحد في وقت واحد يقلل من جودة تركيزك، مما يجعل من السهل جداً الانزلاق في فخ التسويف. لذا بدلاً من إنهاء نصف الكثير من المهام، كن صاحب مهمة واحدة يقوم بشيء واحد من البداية إلى النهاية قبل الانتقال إلى التالي.
استخدم أدوات وتقنيات إدارة الوقت لتحقيق أقصى استفادة من يومك.
يمكن أن يكون التقويم أفضل صديق للمماطل أو أسوأ عدو. عند استخدامه بذكاء، يمكن لأداة إدارة الوقت هذه أن تبقيك على المسار الصحيح وعلى رأس قائمة المهام الخاصة بك. ولكن قم بملئها بشكل زائد – أو إفراغه – يمكن أن يُعيق جهودك لتكون منتجاً.
التقويم المملوء، مثل قائمة المهام المملوءة، يهيئك للفشل. عندما تقوم بجدولة الكثير من المهام، فإنك ببساطة لن تنتهي منها، وسيكون التقويم الخاص بك بمثابة تذكير محبط بأنك لم تحقق أهدافك لهذا اليوم.
يتيح لك التقويم غير المملوء الكثير من وقت الفراغ. على سبيل المثال، إذا قمت بجدولة ثلاث مهام تستغرق كل منها ساعة لإكمالها، وتركت لنفسك خمس ساعات فراغ في يوم العمل، فمن المغري قضاء وقتك في تصفح وسائل التواصل الاجتماعي أو إرسال رسائل نصية إلى صديق. الشيء التالي الذي تعرفه، لقد مضى اليوم دون أن تنجز أي عمل على الإطلاق.
للاستفادة من التقويم الخاص بك لتحقيق أقصى قدر من الإنتاجية، املأ كل يوم بالمهام الكافية لتستهلك الوقت المتاح. من المحتمل أن تعرف من التجربة المدة التي تحتاجها لإكمال المهام اليومية.
إذا كنت لا تعرف مقدار الوقت الذي تحتاجه المهمة، فحدد الوقت حتى تعرف الوقت الذي تحتاجه من التجربة. الحيلة هي جدولة مهام كافية فقط للحد من فترات الفراغ الكبيرة، ولكن ليس الكثير بحيث يُشعرك بلا جدوى من بدئها.
أثناء قيامك بذلك، لا تنس تطبيق قانون باركنسون، القاعدة التي تنص على أن “العمل يتسع لملء الوقت المتاح لاستكماله”. إذا استغرق الأمر ثلاث ساعات لكتابة تقرير، لكنك أعطيت نفسك ثماني ساعات، فسوف يستغرق الأمر ثماني ساعات لكتابته. لذلك، دون أن تكون مفرطاً، حدد حداً زمنياً لكل مهمة، ولا تمنح نفسك وقتاً أطول مما تحتاجه حقاً لإنجازها.
تخلص من المشتتات التي تؤدي إلى المماطلة.
التسويف هو معركة بين نفسك الحالية وبين نفسك في المستقبل.
ذاتك الحالية هي ترغب بالاشباع الفوري. ولكن إذا كنت ترغب في تحقيق أهدافك طويلة المدى، فعليك أن تأخذ بجدية رغبات ذاتك المستقبلية.
على وجه التحديد، تحتاج إلى التوقف عن إعطاء ذاتك الحالية الفرصة لتخريب ما تريد ذاتك في المستقبل تحقيقه.
من أفضل الطرق للقيام بذلك هو التحكم في بيئتك. نظراً لأنه من السهل إغراء ذاتك الحالية بالتشتيت، فأنت بحاجة للتخلص من المشتتات والتأكد من أن مساحتك وعقلك مهيئين للتركيز عندما تجلس للعمل.
تركيزك هو مورد ثمين. إنه ما يسمح لك بتنمية العلاقات وتحقيق الأهداف الشخصية وتحقيق النجاح المهني. لكنه أيضاً مورد يحتاج إلى توجيه.
تقليل مصادر الإلهاء للتغلب على التسويف
إذا جلست للعمل في مكان مزدحم بالمشتتات البيئية – مثل التلفاز الصاخب، أو كومة من الفوضى، أو زملاء العمل الصاخبين – فأنت تحاول بصعوبة لتوجيه تركيزك من خلال غربال. هناك ببساطة العديد من المنافذ للتوجه إلى المشتتات.
بدلاً من ذلك، قم بإعداد مساحتك بطريقة تقلل أو تتخلص من المشتتات البيئية. إذا أمكن، اعمل في مساحة عمل مخصصة خالية من الفوضى.
يمكنك أيضاً الاستثمار في آلة الضوضاء البيضاء أو زوج من سماعات الرأس عالية الجودة لحجب الضوضاء. كلما قللت أو تخلصت من مصادر التشتيت من حولك، سيكون من الأسهل بالنسبة لك التركيز على المهمة التي تقوم بها.
بالطبع، أدى القرن الحادي والعشرين إلى ظهور مجموعة جديدة كاملة من المشتتات. يمكن الوصول إلى العديد من هذه الأجهزة بسهولة من خلال جهاز الكمبيوتر أو الهاتف الذكي – نفس الأجهزة التي ربما تستخدمها في العمل.
تم تصميم منصات الوسائط الاجتماعية وتطبيقات الهاتف المحمول خصيصاً لسرقة تركيزك والاحتفاظ به لساعات في كل مرة تستخدمها. في الواقع، وجدت دراسة أجراها عالم النفس والمؤلف Timothy Pychyl أنه في المتوسط، يتم قضاء 47 في المائة من الوقت على الإنترنت في المماطلة.
ولكن كيف يمكنك التخلص من هذه المشتتات الرقمية عندما تكون دائماً على بُعد نقرة واحدة من الوصول اليها؟
حسناً، محاولة تجاهل أو التخلص من المشتتات عبر الإنترنت لا تعمل. الخيار الأفضل هو جعل هاتفك في وضع الطيران. يمكنك أيضاً تثبيت مانع للإنترنت مثل Freedom أو StayFocused.
وإذا كنت تكتب على الكمبيوتر المحمول الخاص بك عندما تحتاج إلى التحقق من صحة شيء ما، فقم بتدوين ملاحظة يدويه للبحث عنها لاحقاً. ثم عد إلى العمل حتى يحين وقت الاتصال بالإنترنت مرة أخرى.
حقق المزيد بأقل جهد.
قد يكون هناك العديد من الأسباب النفسية الكامنة وراء عادة التسويف، بما في ذلك الخوف من الفشل و التحدث السلبي مع النفس. لكن في بعض الأحيان يكون سبب المماطلة أبسط بكثير من ذلك: المهمة التي تحتاج إلى إكمالها مملة.
نحن نميل بطبيعة الحال إلى تأجيل العمل الشاق أو غير الضروري. لحسن الحظ، إذا كنت لا ترغب في القيام بشيء ما، فقد لا تضطر إلى القيام به. في الواقع، فإن إزالة المهام الباهتة أو غير المجدية من قائمة مهامك يكاد يكون مضموناً لزيادة إنتاجيتك.
عند مراجعة قائمة المهام الخاصة بك، قد تدرك أن بعض المهام غير ضرورية بالمرة. على سبيل المثال، إذا كانت المهمة لا تتعلق بأهدافك، وإذا كان إلغاءها لن يخذل أي شخص آخر، فربما لا يستحق القيام بها على الإطلاق.
أكثر من ذلك، فإن تركه في قائمتك يمكن أن يمنعك من التركيز على المهام ذات الأولوية العالية وذات التأثير العالي. لذا كن حازماً: احذف أي مهام غير ضرورية من قائمة مهامك على الفور.
ولكن ماذا عن المهام الضرورية المملة؟ حتى لو بدت قابلة للتحقيق، فستجد باستمرار طرقاً لتأجيلها إلى الحد الذي يؤثر فيه سلباً على إنتاجيتك. إذا كان الأمر كذلك، فوّض المسؤولية إلى شخص آخر كلما أمكن ذلك.
لذلك إذا كنت تكره تجهيز قائمتك الضريبية، فقم بتعيين محاسب. وإذا كنت تتجنب جز العشب كل أسبوع، ادفع لشخص ما لقصه نيابة عنك.
قم فقط بالمشاريع التي تجذب اهتمامك. قد تشعر أنك مضطر لتحمل أكثر مما تحتاج إليه. لكن تذكر أن التخلص من المهام غير الضرورية والمملة سيُساعدك على تبسيط قائمة المهام الخاصة بك وتحسين إنتاجيتك.
خلاصة القول
إذا كان التسويف يمنعك من تحقيق إمكاناتك الكاملة، فهناك استراتيجيات للتغلب على عادة التسويف. شجع نفسك الحالية على العمل من أجل المصالح الفضلى لنفسك في المستقبل من خلال تحسين إدارة وقتك، وتبسيط قائمة المهام الخاصة بك، وقهر الحديث الذاتي السلبي والتخلص من المشتتات.
