كيفية إتقان مهارات الكتابة الفعالة في مكان العمل

يتطلب النجاح في عالم الأعمال مجموعة واسعة من المهارات والقدرة على التكيف مع المواقف المختلفة – ولكن يجب إتقان مهارة واحدة أساسية لجميع أنواع المهام في مجال الأعمال: الكتابة. 

في حين أن بعض الأشخاص قد يجيدون كتابة رسائل بريد إلكتروني شخصية غير رسمية، فمن المحتمل أنهم لا يمتلكون أدنى فكرة عن كيفية صياغة عرض تقديمي تسويقي مقنع.

إذا كنت ستنجح في عالم الأعمال، فستحتاج إلى فهم لكيفية إتقان مهارات الكتابة في مجال الأعمال.

إقرأ ايضاً:

أسس إتقان مهارات الكتابة التجارية هي البساطة والدقة.

في الكتابة، من السهل أن تجعل جملك معقدة بشكل غير ضروري. لكنك ستفقد القارئ على الفور إذا قمت بذلك. التركيز على البساطة والشعور الطبيعي هو استراتيجية ممتازة يسهل تطبيقها.

في حين أن الفقرات والجمل والكلمات الموجزة هي الهدف، فلا ينبغي أبداً التضحية بالمعنى في هذه العملية.

على سبيل المثال، تشتهر صحيفة وول ستريت جورنال بقابليتها للقراءة، ولا تنشر أبداً فقرة افتتاحية تتجاوز ثلاث جمل. لذا، كن مثل صحيفة وول ستريت جورنال؛ اجعل فقراتك قصيرة واستبدل الكلمات الطويلة بأخرى أقصر.

يجب أن تكتب مثلما تتحدث وتتجنب استخدام العبارات التي يمكن أن يُساء فهمها من أجل نقل شعور أكثر أصالة عندما تكتب. إتقان مهارات الكتابة الطبيعية تعني تجنب المصطلحات واللغة الفنية. في الواقع، كلما كانت لغتك أكثر تخصصاً، زادت احتمالية سوء الفهم.

وفقاً لعالم الحفريات والمؤلف بجامعة هارفارد، الدكتور جولد، فإن العلماء الشباب يستخدمون لغة معقدة ومربكة لأنهم يخشون عدم أخذهم على محمل الجد.

ومع ذلك، إذا كان القارئ والكاتب يشتركان في فهم لغة تقنية معينة، فقد يكون من المناسب استخدام بعض المصطلحات.

من اساسيات إتقان مهارات الكتابة الفعالة هي استبدال الكلمات غير الضرورية أو إزالتها أثناء كتابتك من أجل الحفاظ على تدفق الكتابة بشكل طبيعي ودقيق. على سبيل المثال، بدلاً من كتابة “في هذه النقطة الزمنية المحددة”، يمكنك استخدام “الآن”.

إقرأ أيضاً:  العمل عن بُعد: كيف تعمل عن بعد من أي مكان في العالم؟

سيؤدي القيام بكل ما سبق إلى تحسين كتابتك بشكل كبير. الخطوة التالية هي جعل كتابتك محددة ودقيقة قدر الإمكان.

وهذا يعني تجنب التعميمات التي تتطلب من القراء تصديقك، مثل “اجتذب برنامجنا طلاب جدد أكثر من أي وقت مضى.” بدلاً من ذلك، استخدم ادعاءات محددة تقضي على كل حالة عدم اليقين ، مثل “تضاعف عدد الطلاب المسجلين ثلاث مرات إلى 210 طالب”.

تعمل التفاصيل أيضاً على تقليل المبالغة، مما يسمح لك بالحفاظ على ثقة القراء. حافظ على تركيز عملك وديناميكيته من خلال الكتابة بصيغة المبني للمعلوم حيثما أمكن ذلك. على سبيل المثال، بدلاً من كتابة “يُنصح”، استخدم “نوصي”.

نوصيك بقراءة هذه المقالات

أستخدم هذه الحيل البسيطة لكتابة رسائل بريد إلكتروني ممتازة.

نظراً لأن البريد الوارد لمعظم الأشخاص ممتلئ، يحب الجميع رسائل البريد الإلكتروني القصيرة. لذا، كيف يمكنك كتابة رسائل بريد إلكتروني تثير اهتمام القارئ على الفور؟

يبدأ كل شيء بسطر الموضوع، وهو فرصتك الوحيدة لتمييز رسالتك عن بقية البريد الوارد. بغض النظر عما إذا كان أسلوبك هنا رسمي أم غير رسمي، يجب أن يجذب انتباه الشخص، كما هو الحال في سطر الموضوع، “هل عملائك سعداء؟”

الحيلة الثانية هي الوصول إلى صلب الموضوع بسرعة وكتابة ما هو ملائم فقط. لتحقيق ذلك، يجب أن تحاول قص نصف ما تكتبه في الأصل. 

أخيراً، الإتيكيت هو المفتاح. إذا كنت تريد أن يتخذ شخص ما إجراءً، فلا تدرج أكثر من مستلم، لأن القيام بذلك سيؤدي إلى طمس المسؤول.

تنظيم وتركيز العروض التقديمية والخُطب تساعدك على جعل رسالتك واضحة.

هل يمكنك ذكر سبب واحد يجعل الناس يستمعون إليك؟ 

إقرأ أيضاً:  6 نصائح لمساعدتك على إدارة شركة ناشئة بنجاح

إنه سؤال صعب، ولكن يجب أن تكون قادر على الإجابة عند التحضير لعرض تقديمي أو خطاب. إذا لم تستطع، فلا تقلق. يمكنك التأكد من أن رسالتك تستحق الاستماع إليها من خلال كتابتها وتنظيمها لتكون واضحة.

أولاً، ضع عنوان يتضمن موضوع بسيط لا يُنسى، مثل “مضاعفة أرباحك بمقدار ثلاثة أضعاف”. يجب أن يكون هذا الموضوع مرئي في كل شريحة للحفاظ على تركيز جمهورك.

بعد ذلك، يمكنك إثارة اهتمام جمهورك المستهدف من خلال تقديم رسالتك بطريقة توضح استخدامها. عند التحدث إلى رجال الأعمال حول الإعلان، على سبيل المثال، قد تبدأ بتحليل السوق.

لكن، يجب تمييز هذا الأسلوب عن الممارسة الشائعة المتمثلة في تسمية الشرائح، مثل “اتجاهات التسعير”. بدلاً من ذلك، يجب أن تحتوي جميع الرسوم البيانية والمخططات التي تقدمها على عنوان يعزز الفهم. خير مثال على ذلك هو “المنافسة السعرية آخذة في الازدياد”.

ومع ذلك، فإن وجود عرض تقديمي واضح لن يكون مهم إذا لم تتمكن من إشراك جمهورك. للقيام بذلك، اطرح الكثير من الأسئلة، وقبل أن تجيب عليها، اطلب من الجمهور تخمين الإجابات. يمكنك أيضاً إبقاء الناس على أهبة الاستعداد من خلال دمج محتوى غير متوقع، مثل شهادات العملاء.

كخطوة أخيرة، اترك لجمهورك شيء يتذكره عنك. إذا كنت تقدم عرض تقديمي كبير، فقد تكون هدية صغيرة تمثل رسالتك بمثابة رمز مرئي أو ملموس قوي.

هناك بعض الاعتبارات الإضافية إذا كنت تلقي خطاب وليس عرض تقديمي. للبدء، امنح الخطاب عنوان جذاب لإثارة اهتمام المستمعين. “الشجرة التي تنمو إلى السماء”، على سبيل المثال.

يجب عليك إشراك الجمهور عند بدء حديثك، ولكن بعد ذلك، يجب أن تنتقل إلى النقطة الأكثر أهمية التي تريد طرحها. لا تنشغل بالقضايا الجانبية.

وتذكر أنه كلما كان ظهورك طبيعياًً، كان ذلك أفضل. وكذلك، اقرأ نسختك بصوت عالٍ قبل الخطاب للتأكد من أنك تثق في نفسك.

إقرأ أيضاً:  كيف يمكنك شراء قطعة أرض افتراضية في عالم الميتافيرس؟

تحدث إلى رغبات واهتمامات القارئ من أجل بيع الأفكار والحصول على التمويل.

بغض النظر عن مجال عملك، في مرحلة ما، سيتعين عليك استخدام مهارات الكتابة لبيع أفكارك. يجب أن تكون توصياتك مقنعة. ولكن كيف؟

كنقطة بداية، أكتب ما تريده بوضوح ثم اشرح سبب رغبتك في الفقرات التالية. 

للبدء، قم بتقديم الموضوع وطبيعة التوصية الخاصة بك في الفقرة الأولى. سوف يساعد القارئ على فهم المغزى الذي تريد إيصاله.

بعد ذلك، يجب أن تثبت كفاءتك بمعلومات أساسية. على سبيل المثال، أقنعت شركة استشارية ذات مرة مجلس إدارة New York Botanical Garden بتبني برنامج بيئي جديد من خلال عرض أعمالها السابقة. حددت الشركة زياراتها السابقة للحدائق النباتية الأخرى وقدمت تحليل مالي ذكي للتكاليف التي ينطوي عليها المشروع المقترح.

يجب أن تتأكد أيضاً من إبراز الفوائد التي تعود على القارئ. يمكنك القيام بذلك من خلال دمج الفوائد في قائمة الأهداف التي تتوافق مع الإجراء الموصى به. على سبيل المثال، يمكنك تحديد هدف “تحقيق عائد استثمار مناسب”.

إذا اتبعت الخطوات المذكورة أعلاه، فيجب أن تكون قادر على إقناع الناس بتوصياتك. ولكن إذا كنت تطلب التمويل، فيجب أن يكون أسلوبك أكثر تحديداً.

في الفقرتين الأوليين، تحتاج إلى وصف المبلغ الذي تطلبه بالضبط وكيف سيتم إنفاقه، مما يدل على أنك تستوفي معايير الممول. بعد ذلك، يمكنك المضي قدماً في تقديم حجة منظمة ومنطقية، حيث يتم دعم كل نقطة بالأدلة والانتقال بسلاسة إلى النقطة التالية.

خلاصة القول

يتمحور إتقان مهارات الكتابة في مجال الأعمال حول الوضوح والإيجاز والخطاب الذي يجذب الانتباه. بغض النظر عما إذا كنت تكتب بريد إلكتروني للعمل أو نسخة تسويقية لحملة إعلانية، يجب أن تكون أهدافك توصيل وجهة نظرك بإيجاز، وأخذ منظور القارئ في الاعتبار والالتزام بهيكل منظم.